Le guide Scrum pour optimiser la gestion de projet de sa boîte

Scrum est l’une des méthodes de gestion de projet Agile, parmi les plus connues. Il n’est plus rare de voir des entreprises qui cherchent à recruter des Product Owners.

Dans ce guide on vous explique en quoi Scrum propose une gestion de projet différente d’une méthode classique et comment la mettre en place au sein de son équipe. Tu veux apprendre à maîtriser cette méthode  pour ta carrière ou tu cherches à mettre cette méthode en place au sein de ton équipe ?

Alors reste un peu avec nous pour notre guide Scrum.

• Scrum VS méthodes classiques : avantages de Scrum
• Terminologie Scrum : maîtriser le jargon
• Est-ce adapté à ma boîte ?
• Les étapes pour appliquer Scrum dès demain
• Les clés pour maîtriser Scrum au mieux

Gérer un projet avec Scrum signifie que le centre d’attention glisse : on se concentre plus sur le produit et les besoins de l’utilisateur/du client plutôt que sur le processus lui-même.

Le but ? Être au plus près des besoins et des attentes du client grâce à un mode itératif qui permet de mieux adapter et rectifier le produit. C’est notamment possible grâce à une réelle implication du client tout au long de l’élaboration du produit et à une division du projets par cycles de plusieurs semaines (sprints).

Voilà pourquoi, plutôt qu’une méthode complète à proprement parler, Scrum est avant tout un cadre de travail composé de règles simples comme lignes conductrices.

• Un produit final plus proche des réels besoins de l’utilisateur, grâce à une meilleure communication en amont et sa propre définition des priorités
• Des objectifs à court-terme, qui induisent :
  • Un meilleur engagement des équipes, et une meilleure cohésion
  • Plus d’efficacité car le travail est morcelé
• Une meilleure gestion des délais et moins de risque de retard sur le projet

• Une plus grande adaptation aux changements

Les différents rôles :

• Scrum Master : Il s’assure du respect de la discipline Scrum, et donc de l’avancée du projet. Le Scrum Master n’est pas en charge du projet mais est là pour fluidifier le processus et la communication entre les différents intervenants du projet.

• Product Owner : Il représente l’utilisateur final et doit savoir identifier ses besoins car il s’occupera de les définir pour l’équipe au long du projet. Le Product Owner peut aussi être le client directement.

• Équipe : Équipe opérationnelle chargée de réaliser les demandes et besoins de l’utilisateur du produit final.

Les composants et règles de Scrum :

• Les sprints : Cycles de quelques semaines (2 à 4 idéalement) qui rythment le projet et permettent de développer le produit par itérations. Chaque sprint a ses propres objectifs et deadlines. A l’issue de chaque sprint, même du premier, une version du produit doit être délivrée au client ou l’utilisateur pour pouvoir enchaîner sur un nouveau sprint et faire les adaptations nécessaires.

• Product backlog : Les fonctionnalités (User stories) attendues du produit, définies par le Product Owner, selon les besoins et exigences du client/utilisateur. Le Product Backlog est amené à évoluer au fur-et-à-mesure du projet, selon l’orientation que ce dernier prend après chaque sprint.

• User stories : Nom donnée aux fonctionnalités listées dans le Product backlog par le Product Owner.

• Sprint planning : Meeting avant chaque nouveau sprint. Toute l’équipe doit être présente. Il s’agit de piocher dans le Product backlog les User stories prioritaires qui seront développées au cours de ce sprint pour être délivrées à la fin du sprint auprès du client. On appelle cela le Sprint backlog.

• Sprint backlog : Sous-ensemble du Product Backlog délivré à la fin de chaque sprint.

• Scrum meeting : Réunions journalières avec toute l’équipe impliquée dans le projet. Pour être efficaces, les meetings ne doivent pas excéder 15min. Le but de ces meetings journaliers est de mettre tout le monde à jour sur l’avancée du sprint en cours. Chacun partage ses accomplissements de la veille, ce sur quoi il va travailler aujourd’hui et ses éventuels points de blocage.

• Sprint review : Réunion de mise au point en fin de sprint. Évaluation des objectifs atteints, ou non.

À l’origine Scrum est une méthode utilisée pour la conception de logiciels informatiques. Le principe d’itérations et la flexibilité sont parfaits pour ajouter des fonctionnalités au fur-et-à-mesure du projet. Il est également facile de tester et évaluer une nouvelle version du logiciel ou de l’application à l’issue de chaque sprint.

Cependant l’intérêt croissant pour Scrum ne se limite pas à des entreprises en tech ou IT. Développer une gestion de projet plus flexible, amener plus d’objectifs à court terme, améliorer la communication au sein de l’équipe opérationnelle… Scrum présente beaucoup d’avantages qui peuvent s’adapter à d’autres types de projets ou d’entreprises.

Pour être efficace, l’équipe opérationnelle travaillant sur le projet devrait être idéalement composée de 4 à 6 personnes. On ajoute à cet effectif le Scrum Master et le Product Owner, quand il ne s’agit pas du client directement. Scrum peut donc tout à fait être mis en pratique dans des équipes de moins d’une dizaine de personnes.

Bien que Scrum soit idéal pour la gestion de projets en développement informatique, il est possible d’adapter à d’autres modèles.

L’idée principale est de pouvoir avoir à la fin du sprint un produit à délivrer et à améliorer. Scrum est donc plus adapté pour les entreprises qui développent un produit plutôt qu’un service. Il est possible de remplacer le produit délivré par des données et résultats qui témoigneraient de l’évolution du projet et de la mise en place de User stories qui seraient alors des pratiques plus que des fonctionnalités ou caractéristiques produits. Cependant, il faudrait alors que le lien entre le travail de l’équipe (sales ou marketing par exemple) et ces données soit évident et direct, ce qui est plus délicat.

• Définir les rôles de Scrum Master et Product Owner au sein de l’équipe.

• Mettre en place une discipline et routine pour les Scrum meetings et Sprint plannings : à quelle moment de la journée ? Où ?

• Création du backlog avec le Product Owner comme premier responsable

• Sprint planning : Quelles User stories à prioriser ? Définir la durée du sprint, répartir les tâches au sein de l’équipe, que les to-do de chacun soient claires.

Outils

• Souvent, les entreprises décident d’adopter le Sprint burndown chart. Graphique mis à jour par le Scrum Master après chaque Scrum meeting (tous les jours donc). Il s’agit d’une représentation visuelle du rythme de travail de l’équipe, jour après jour. Il permet notamment d’évaluer la charge de travail restante, d’anticiper les changements de délais et d’adapter la dose de travail pour les prochains sprints.

• Observer l’avancée du projet dans son ensemble est primordial. Un tableau visible en permanence par l’ensemble de l’équipe est donc important. Il peut être physique avec des post-its, comme digital. Trello est par exemple un outil souvent utilisé pour créer un tableau Scrum partageable au sein de toute l’équipe. Ils ont d’ailleurs mis en libre service un tableau utilisable directement.

Il t’est facile d’apprendre les termes et de maîtriser la théorie de Scrum, mais pour devenir un expert en la matière rien ne vaut l’expérience. Mettre en pratique et expérimenter est donc la seule solution pour perfectionner se perfectionner ou perfectionner sa boîte à Scrum. Cependant quelques points sont cruciaux pour que l’expérience se passe dans les meilleures conditions :

• La fluidité et la rapidité d’exécution, de prise de décision. On ne vous apprend rien, ce n’est pas pour un hasard si c’est une méthode dite agile. L’agilité vient de la capacité à changer de cap, adapter et prendre des décisions rapidement. La fluidité passe notamment par le Scrum Master, qui a pour charge de régler les conflits ou les points de blocage d’un membre de l’équipe (lui-même ou en déléguant à la personne compétente). La fluidité passe aussi par des meetings et sprints courts. Un sprint de plus d’un mois, c’est déjà trop long.

• L’engagement des équipes. Les Scrum meetings journaliers n’existent pas uniquement pour vérifier de l’avancée du travail de chacun, mais aussi pour mettre tout le monde au même niveau d’information, et pour s’assurer que tout le monde est bien impliqué dans le projet. La transparence est donc de mise, y compris (voire surtout) le partage de difficultés ou freins, qui doivent être appréhendés rapidement.

• L’adaptation. Scrum est composé de règles, c’est une structure mais à vous d’adapter cette structure au coeur de votre activité, au rythme de votre équipe ou client, etc. Chaque sprint doit être une nouvelle itération pour arriver finalement à un produit/service final. Au sein de ce squelette, la nature des changements, des user stories et des méthodes de travail doivent être taillés pour votre boîte.

• L’inspection. Il faut toujours analyser l’écart entre les objectifs d’un sprint et les accomplissements. Les sprint review servent avant tout à cela. Quelles ressources manquaient pour atteindre les objectifs ? Qu’est-ce qu’on peut adapter pour les prochains projets ? Il est important qu’il y ait du mouvement.

Comme dit précédemment, rien ne vaut la pratique. Plus qu’un outils, Scrum propose une nouvelle vision de la gestion de projet qui passe par un nouvel état d’esprit. Passer d’un modèle classique à Scrum demande du temps et de la flexibilité. Cependant les avantages sont non négligeables, et on ne peut que vous encourager à maîtriser Scrum pour votre carrière.

Vous cherchez de nouveaux talents pour gérer vos projets en maîtrisant Scrum ? Tu cherches toi-même une opportunité de job dans ce domaine ? Rendez-vous sur tyro.be pour en discuter !